ייעוץ עסקי בקרה וניהול סיכונים

מהי תוכנה לתחקור וניתוח נתונים?

מהי תוכנה לביקורת?

תוכנה לביקורת הינה תוכנה אשר מאפשרת למשתמש ההדיוט לבצע פעולות ניתוח ותחקור נתונים בבסיסי מידע בצורה קלה ופשוטה ללא צורך בידע בשפת שאילתות מובנית, כגון: SQL (Structured Query Language). באמצעות התוכנה ניתן לקלוט נתונים מכל מערכות המחשב ובסיסי הנתונים הקיימים (כולל מערכות ERP ומערכות Legacy) ובכל הפורמטים הקיימים ולנתח אותם בזמן קצר תוך שמירת לוג פעילות וללא שינוי נתוני המקור.

תוצאות הניתוח מוצגות באופן ברור (כולל גרפים) וניתנות ליצוא לתוכנות רבות, בין היתר, גיליונות נתונים ומסדי נתונים (Excel ו ACCESS).

מדוע נדרש לעשות שימוש בתוכנה לביקורת?

במהלך ביצוע הביקורת הפנימית / חיצונית בארגון נדרש לעיתים לבצע ביקורות בנושאים בהם קיימות טרנזקציות מרובות. ביצוע ביקורת באופן ידני גוזל זמן רב, אינו מאפשר לבחון את כל המידע ולעיתים אינו מאפשר לאתר את כל החריגים.

לאחרונה השתנתה תפיסת הביקורת מגילוי דעת 66, בדבר הנחיות ליישום תקני ביקורת בסביבה של מערכת מידע ממוחשבת, לגילוי דעת 93, בדבר הבנה שלהגוף המבוקר וסביבתו והערכת הסיכונים המתייחסים להצגה מוטעית מהותית, ותקן ביקורת 98, בדבר נוהלי המבקר במענה לסיכונים שהוערכו. יש לציין כי בתקן ביקורת 98 כמו גם בגילוי דעת 95, בדבר הנחיות ליישום תקני ביקורת בסביבה של סחר אלקטרוני, קיימת התייחסות לצורך בשימוש בטכניקות ביקורתבאמצעות מחשב (CAATs), אשר תוכנה לביקורת הינה אחת מהן. בפרסומים המקצועיים הללו עולה הצורך, בין היתר במקרים בהם לא ניתן להפחית את סיכוןהביקורת לרמה נאותה באמצעות בדיקות מבססות בלבד, אלא נדרש לבצע בדיקה של כלל האוכלוסייה ולא מדגמית, זאת באמצעות תוכנות ביקורת ייעודיות לכך.

עוד ב- 2002 פורסמה הנחיה מקצועית מספר 10 בנושא "ביקורת מערכות ממוחשבות" לפיה הנהלת הארגון נדרשת לאפשר לביקורת להצטייד בכלים המקצועיים הדרושים, כגון…"תכניות מחשב", על מנת שהביקורת תוכל לשאת באחריותה: "…להעריך אם ננקטו הפעולות הדרושות, כמתחייב מהוראות ההנהלה, ושולבו בקרות נאותות, כדי לוודא כי: המידע שלם, אמין, זמין ומעובד על פי הכללים שאושרו..".

לאור הצורך בביצוע ביקורת על בסיסי מידע בעלי טרנזקציות מרובות, כגון: שכר, חיובי ארנונה, היטלים ואגרות, חשבוניות ספקים, אגרות שילוט, מלאי ועוד, פותחה תוכנת ACL Desktop Edition על ידי חברת ACL הקנדית אשר מתמחה בפיתוח כלי בקרה ותחקור נתונים.

מה הם היתרונות בשימוש בתוכנה לביקורת?

  • אפשרות בדיקה של 100% מהאוכלוסייה (לא רק מדגם נתונים).
  • זיהוי בעיות בבקרה, ווידוא של התאמה של תהליכים לנוהלי הארגון ולרגולציה.
  • גיול וניתוח תנועות פיננסיות או אחרות בעלות רגישות לזמן.
  • אוטומטיזציה של בדיקות, וכך ביצוע עבודה חוזרת ביתר קלות.
  • איתור מהיר של טעויות והונאות.
  • יעילות בתהליך הבדיקה.
  • אפשרות ביצוע סימולציה לבחינת נכונות תהליכי חישוב במערכת המידע.
  • חיסכון בזמן ומשאבים.
  • החלקה ונירמול של נתונים כדי להבטיח קונסיסטנטיות ודיוק של תוצאות.
  • איתור חריגים שלא ניתן לגלות באמצעים שאינם ממוחשבים והארה של בעיות פוטנציאליות.
  • הפעלת שיטות סטטיסטיות ואיתור דפוסי התנהגות ומגמות, כגון: Benford.
  • ביצוע עבודה חוזרת ביתר קלות (Reuse).
  • שמירת נתיב ביקורת כנדרש על פי התקנים המקצועיים.

באיזה תחומי פעילות ניתן לעשות שימוש בתוכנה לביקורת?

כעיקרון כל נושא אשר מתאפיין בטרנזקציות מרובות ובו נדרש לבצע בקרה / ביקורת קיימת אפשרות מעשית לעשות שימוש בתוכנה לביקורת. להלן דוגמא לתחומי פעילות בארגונים בהם ניתן לעשות שימוש בתוכנה:

  • ניתוח חשבוניות ספקים
  • אגרות והיטלים ברשויות המקומיות
  • ניתוח הזמנות לקוחות
  • ניתוח תנועת המלאי
  • ביקורת שכר ממוחשבת
  • ועוד.

לסיכום

שימוש בתוכנות לביקורת מאפשר צמצום ניכר של המשאבים (זמן וכסף) המושקעים בתהליך ביצוע הבקרה והביקורת בארגון. צמצום משאבים מתאפשר עקב הנוחות, המהירות והיעילות של השימוש בתוכנה זו. במספר מועט של פעולות בתוכנה ניתן לבצע ביקורת רחבה ומקיפה על אלפי ומיליוני חשבוניות, תשלומים ותנועות מהותיות לנושא המבוקר, כגון ביצוע ואימות תהליכי חישוב ואיתור חריגים. בדרך עבודה כזו לא נדרש מדגם, אלא ניתן לבצע את הביקורת על האוכלוסייה כולה בזמן מצומצם וקצר יותר כך שסיכון החשיפה, הסיכון שנוהלי הביקורת הננקטים על ידי המבקר לא יאתרו הצגה מוטעית מהותית, יקטן משמעותית. ניתן לומר כי מבקר, שאינו מבצע ניתוח נתונים כחלק מעבודת הביקורת, לוקה בחסר, עבודתו לא מתבצעת באופן תקין וכך סיכוני הביקורת שלו גדלים.

אין במאמר זה  כדי להוות יעוץ משפטי, חשבונאי  ו/או אחר.

*אלקלעי מונרוב – בקרה וניהול סיכונים (AlMo) הינו משרד המתמחה בתחומי הבקרה, הייעוץ וניהול הסיכונים תוך טיפול בתיקי איכות הדורשים מעורבות גבוהה של השותפים במשרד. המשרד מתמחה במתן שירותים בתחומים הבאים: ניהול סיכונים, איתור ומניעת הונאות, ביקורת מערכות מידע ממוחשבות, ביקורת פנימית, ייעוץ למנהלי מערכות מידע, ממשל תאגידי ויישום הוראות חוק Sarbanes Oxley, סיוע לעורכי דין בתביעות משפטיות, ופירוקים וכינוסים, ייעוץ לדירקטורים ונושאי משרה בתחומי הבקרה וניהול הסיכונים, כתיבת נהלים.

יצירת קשר