ייעוץ עסקי, בקרה וניהול סיכונים

תפקיד המבקר הפנימי בעריכת חקירות

למבקר הפנימי מגיע לעתים בעת עבודתו מידע על חשדות למעשים חריגים ואי סדרים בארגון. המידע יכול להתקבל בצורה אנונימית באמצעות מכתב או שיחת טלפון, או כחלק מתהליך הביקורת. מידע זה מאלץ את המבקר הפנימי להתמודד עם דילמה: מחד גיסא, הנהלת הארגון רואה בו אחראי לטיפול בנושאי טוהר המידות בארגון, ומצפה ממנו לבדוק את תקינות נוהל העסקים בארגון ואת שלמות נכסיו. מאידך גיסא, הכשרתו של המבקר הפנימי אינה כוללת ניהול חקירות, תשאול, איסוף מידע וכישורים נוספים הנדרשים בעת ביצוע חקירות. בנוסף, הנחיה מקצועית של לשכת המבקרים הפנימיים קובעת כי "ביצוע חקירות איננו תפקיד מובהק של ביקורת פנימית, אלא בנסיבות מאוד מיוחדות" (הנחיה מקצועית מספר 8, סעיף 2.1).

גם בסעיף 10 א' לחוק הביקורת הפנימית נקבע: "דו"ח חוות דעת או כל מסמך אחר שהוציא או הכין המבקר הפנימי לא ישמשו ראיה בכל הליך משפטי, אך לא יהיו פסולים בשל כך לשמש ראיה בהליך משמעתי". סעיפים אלה גורמים לכך שממצאי החקירה מוגבלים לשימוש פנימי בלבד של הארגון. במקרה של תביעה פלילית או המשך טיפול משפטי, לא רק שלא ניתן להשתמש בממצאי הדו"ח של המבקר הפנימי, אלא שלעתים המבקר הפנימי אף עלול להיות חשוף לתלונה בגין שיבוש הליכי חקירה.

נשאלת השאלה מה צריך המבקר הפנימי לעשות במקרה של גילוי חשדות להונאה או לפגיעה בטוהר המידות של הארגון. בשלב ראשון על המבקר הפנימי להעריך את המידע המצוי ברשותו. הנחיה מקצועית מספר 8 קובעת, כי המבקר הפנימי יעסוק בבדיקה ולא בחקירה. אף שאין הגדרה מדויקת לגבי ההבדל בין חקירה לבדיקה, הפרקטיקה המקובלת בעניין גורסת כי בכל מקרה שבו המידע או הממצאים הם ראשוניים בלבד, צריך המבקר הפנימי להעמיק בבדיקות, כדי להגיע להחלטה אם אכן קיים חשד סביר לביצוע עבירה.

לאחר שהגיע המבקר הפנימי למסקנה לפיה הממצאים אכן מצביעים על ביצוע עבירה, עליו להפסיק את תהליך הבדיקה, שכן בשלב זה מדובר בחקירה המתמקדת באיתור החשוד והוכחת אשמתו. יש לזכור כי שלב התשאול שייך לחקירה ולא לבדיקה. ההחלטה על מועד הפסקת הבדיקה והתחלת החקירה נתונה למבקר הפנימי ומושפעת מגורמים שונים בהם : החומר שאסף, היקפה הכספי של העבירה והחשש מכך שהחשוד בעבירה יימלט.

לאחר גילוי החשדות וביצוע בדיקות ראשוניות השוללות אפשרות שנפלה טעות, על המבקר הפנימי להמליץ על גורמים בעלי התמחות המתאימה לעניין החקירה, בהתאם לסטנדרטים 280-300 של לשכת המבקרים הפנימיים. הניסיון מלמד כי, הדרך הטובה ביותר לביצוע חקירה היא הקמת צוות, שיכלול את המבקר הפנימי המצוי בפעילות הארגון, מבקר חקירתי, וכן את היועץ המשפטי של הארגון. בהתאם לצורך ניתן לצרף גם חוקר פרטי ומומחים בתחום המחשבים. שיתוף פעולה מסוג זה מסייע לארגון להגיע לפתרון מקצועי יותר, פותר את בעיית השימוש בממצאי החקירה בהליך חיצוני, ואף מאפשר לארגון לקבל חוות דעת של גורם חיצוני בלתי תלוי. חשוב לציין כי המבקר הפנימי לא יעמוד בראש הצוות.

אף שתפקידו של המבקר הפנימי אינו כולל חקירות, סטנדרטים 280-300 של לשכת המבקרים הפנימיים קובעים כי על המבקר הפנימי לשים לב לתנאים בהם סביר שיימצאו אי סדרים בארגון ולהיות בעל ידע מספיק בתחומי ההונאות, כדי שיוכל לזהות דגלים אדומים המעידים על חשד להונאה.

הנחיה מקצועית מספר 16 של לשכת המבקרים הפנימיים מונה את הגורמים האחראיים לפתיחת חקירה על פי הסדר הבא: הביקורת הפנימית, הגופים המוסמכים בארגון, כלומר הדירקטוריון, ועדת הביקורת, או המנכ"ל, וכן גורמים מוסמכים מחוץ לארגון, כלומר משטרת ישראל, רשות ניירות ערך, המפקח על הבנקים או המפקח על הביטוח.

לסיכום, תפקידו של המבקר הפנימי הוא לבחון ולהעריך את יעילותה וטיבה של מערכת הבקרה הפנימית בארגון. בכל הקשור להונאות ולמעשיים פליליים תפקידו של המבקר הפנימי הוא לזהות את החשד, לדווח לממונים, להגיש דו"ח ראשוני המפרט את ממצאיו ולסייע בהמשך החקירה. בגילוי דעת בינלאומי מספר 3 העוסק בגילוי, חקירה ודיווח של מקרי הונאה, מוגדר תפקידו של המבקר הפנימי בהקשר לחקירה, ונקבע כי במקרה שהתגלו חולשות משמעותיות של בקרה, על המבקר הפנימי לערוך בדיקות נוספות מתוך כוונה לזהות סימני הונאה אחרים. כחלק מכך על המבקר הפנימי לקבוע אם צריך להנהיג או לחזק בקרות, לעצב בחני ביקורת שיסייעו לגלות קיומן של הונאות דומות בעתיד, וכן לרכוש ידע מספיק בנושא ההונאות, כדי שיוכל למלא תפקידו כראוי. בתום החקירה חלה על המבקר הפנימי חובה להוציא דו"ח כתוב.

יצירת קשר