ייעוץ עסקי בקרה וניהול סיכונים

סקר IIA – ביקורת מתמשכת יעילה בעזרת הטכנולוגיה

ביקורת מתמשכת יעילה בעזרת הטכנולוגיה
סקר עולמי של לשכת המבקרים הפנימיים העולמיתIIA  מגלה:
"76% מהארגונים משתמשים בתוכנה לניתוח נתונים, 51% מהם משתמשים בתוכנת ACL"

במצב הכלכלי בתקופה זו, נמצאים מבקרי פנים תחת לחץ מתמיד לבצע עבודת בקרה יעילה ומדויקת ככל שניתן. השאלה המעסיקה את רוב מבקרי הפנים היא כיצד ניתן לעשות יותר בפחות זמן. התשובה לשאלה זו יכולה להיות השקעה בטכנולוגיה לביצוע הביקורת. ישנם כלי תוכנה רבים אשר יכולים להביא את עבודת הבקרה להיות יעילה ומדויקת יותר, כלים אלו יאפשרו למבקרי הפנים ולגורמים אשר אמונים על הבקרה בארגונים לבצע את עבודתם בצורה חכמה אשר תעלה את איכות הבקרות ותקטין את סיכון הביקורת.

סקר גלובלי חדש שביצעה לשכת המבקרים הפנימיים העולמית IIA מעניק מידע על אופן וכמות שימושם של מבקרי הפנים בכלי תוכנה למטרות הביקורת. הסקר מדגיש נושאים שונים אשר בהם שימוש בכלי תוכנה היה יכול לעזור למבקרי הפנים.

הסקר בוצע בשנת 2009 ומשקף את הנתונים שנאספו מ 138 ארגונים בעלי מחזור הכנסות של מיליארד עד עשרה מיליארד דולר. מרבית הארגונים אשר השתתפו בסקר הגיעו ממדינות שונות בארה"ב.רוב הארגונים הינם ארגונים קטנים ובינוניים, שליש מהם מעסיקים בין שלושה לשישה חברי צוות במחלקת ביקורת הפנים והשאר מעסיקים בין שבעה לחמישה עשר חברי צוות. רוב הארגונים אשר השתתפו בסקר מעסיקים מספר מועט של מבקרי מערכות מידע ומומחים בכלי תוכנה לביצוע הביקורת.

על פי הסקר, בשנתיים הקרובות יאלצו מבקרי הפנים למתוח את גבולות היכולת של המשאבים העומדים לרשותם. כאשר נשאלו הנסקרים מהם האתגרים המצפים להם ב 24 החודשים הקרובים, התגובה העיקרית הייתה קיצוץ משמעותי בתקציבים וביניהם פרויקטים במערכות המידע ומשאבים פנים ארגוניים וחוסר ידע נרחב בנושא מערכות מידע.בנוסף מודאגים מבקרי הפנים מהמורכבות ההולכת וגדלה של מערכות המידע בארגון בו הם עובדים.

אף על פי המצב הבעייתי קיימת אופטימיות מסוימת, שני שליש ממבקרי הפנים של הארגונים אשר השתתפו בסקר מציינים שיש להם את היכולות הנדרשות להתמודדות עם הקשיים, רובם כבר משתמשים בכלי תוכנה למטרות הביקורת ועושים זאת בהצלחה.

כלים לייצוא וניתוח נתונים

הכלי הנפוץ ביותר לביקורת מערכות מידע הינו כלי לניתוח נתונים, שני שליש מהנסקרים ענו כי הם עושים שימוש בתוכנות ACL, Excel, Access ו IDEA בהתאמה כאשר נתח השוק הגבוה שייך לתוכנת ACL אשר על פי הסקר 58% מהארגונים הנסקרים משתמשים בתוכנה זו לייצוא נתונים ו 51% מהארגונים הנסקרים משתמשים בתוכנה זו לניתוחם.

הנסקרים ציינו שקיימים יתרונות רבים בשימוש בתוכנות מסוג זה. כלים לניתוח נתונים משפרים באופן ניכר את יעילות הביקורת ע"י הדגשת נושאים בוערים ועזרה למבקרים להתמקד בנושאים מהותיים בכמויות המידע הגדולות. במקום לעבוד עם דגימות של מידע כגון דגימת חתך של חשבוניות, ע"י כלי לניתוח נתונים ניתן לעבוד על כל המידע מה שנותן כיסוי רחב יותר לביקורת. חלק מהנסקרים אף ציינו שעבודתם עם כלים לניתוח נתונים שיפרה את אי תלותם והעניקה להם תובנות רבות אשר הקטינו את הסתמכותם על המידע המתקבל מהנהלת הארגון והגבירו את הסתמכות הביקורת החיצונית על המידע אשר מועבר על ידם.

מבקרי פנים אשר השתתפו בסקר משתמשים בכלים לניתוח נתונים על מנת להתמקד במידע הבעייתי יותר. התוכנה עוזרת להם לאתר חריגות מהותיות, סימנים להונאות ועוד דגלים אדומים למידע בעייתי שאותם לא היו מאתרים ללא תוכנה זו.

מבקרים יכולים להשתמש בכלים לניתוח נתונים רק אם יש להם את סוג המידע המתאים לאותם כלים, כהתחלה עליהם להיעזר בכלי לייצוא נתונים ממערכות המידע בארגון, כלים מסוג זה היו השניים בשכיחותם בקטגוריית תוכנות ביקורת בסקר. שני שליש מהנסקרים משתמשים בכלים מסוג זה כאשר התוכנות השימושיות ביותר הינן ACL,application queries,SAP ו SQL בהתאמה.

היתרונות אשר מצאו הנסקרים בכלים אלו דומים ליתרונות אשר צוינו בהקשר לכלים לניתוח נתונים: יעילות, דיוק ויכולת למצוא משמעות למידע רב ע"י ביצוע סינונים וחתכים, חתירה לעומק המידע הרלוונטי ולמידתו. מבקרי הפנים ציינו דוגמאות רבות לשימוש בכלים לייצוא נתונים כגון: חשיפת הונאות, רישום שגוי של הוצאות וכשל בביצוע רישום היעדרויות של עובדים.

מכשולים

בזמן שרוב מבקרי הפנים אכן משתמשים בתוכנות הקיימות עבור שתי הקטגוריות (ייצוא וניתוח נתונים), רבים המבקרים שלא משתמשים בהן. קרוב לאחד מתוך חמישה מהנסקרים ציין שאינו משתמש באחד משני הכלים, שליש מהנסקרים לא משתמש כלל בכלים לייצוא נתונים. הסקר אינו מתמקד בשאלה מדוע אותם מבקרים אינם משתמשים בכלים אלו כאשר עמיתיהם מוצאים בהם יתרונות כה רבים אבל מדגיש בעיות שונות בעבודה עם אותם כלים אשר הועלו ע"י המבקרים אשר כן משתמשים בהם ויכולות להצביע על הסיבות לכך שהשימוש בכלים אלו לא מבוצע בשכיחות גבוהה יותר.

כאשר נשאלו הנסקרים מהן הבעיות אשר עולות בשימוש עם כלים לניתוח הנתונים חלקם ענו כי חלק מהתוכנות אינן ידידותיות למשתמש ודורשות רמה גבוהה של מיומנות ולעיתים הגישה למידע בתוכנות אלו פחות נגיש ונמצא בפורמטים שקשה לעבוד איתם.

הנסקרים ציינו שעקומת הלמידה מהווה בעיה בנושא כלי ייצוא הנתונים ולעיתים קשה לייצא או לשמור את המידע בפורמט הנכון. חלקם ציינו כי קיים קושי במציאת כלי ייצוא נתונים מתאים  לשאר מערכות המידע בארגון במיוחד כאשר השימוש בכלי זה נמצא רק בשימושה של הבקרה הפנימית, בנוסף ייצוא הנתונים לעיתים מכביד על מערכות המידע וגורם לעיכובים בהפקת המידע. 

כלים ממוחשבים נוספים בבקרה הפנימית

הסקר בדק בנוסף את היקף השימוש של המבקרים הפנימיים בכלים נוספים מחוץ לתחומים של ייצוא וניתוח נתונים ומצא שאחוז השימוש הוא נמוך. הכלי הנפוץ ביותר לביצוע הערכות  שונות הוא Excel  והכלי הנפוץ ביותר לבקרה מתמשכת הוא ACL .

בנוסף מצא הסקר כי רוב הנסקרים כ- 57% אינם משתמשים בתוכנה לניהול הסיכונים לתוכנית הביקורת השנתית ואלו אשר משתמשים בניירות עבודה אוטומטיים ממוחשבים הם אמנם הרוב 52% אבל ממש במעט.

נסקרים אשר כן משתמשים בכלים לתכנון הביקורת וניהול סיכונים ציינו מספר יתרונות כגון: מעקב אחר סיכונים,חישובם, יצירת מערכת המשווה בניהם לרוחב הארגון ובניית פורמט אחיד לניירות העבודה. כלים מסוג זה חוסכים זמן כאשר באים לבצע הערכת סיכון חדשה. כאשר התבקשו הנסקרים לפרט את שימושם היום יומי בכלים אלו ציינו הנסקרים כי ע"י כלים אלו ניתן לקצר את הכנת תוכנית הביקורת השנתית ולשפר את הערכת הסיכונים.

כלים אוטומטיים לעריכת ניירות עבודה פופולאריים בשל התבניות המובנות אשר עוזרות למבקרים להיות יותר יעילים ולתוצאות הביקורת להיות עקביות יותר ע"י דיווח זהה. כלים אלו מאפשרים שיתוף של קבצי הביקורת השונים עם עמיתים מה שמוביל לעבודת ביקורת טובה יותר.כלים אלו מאחסנים בצורה מסודרת את ניירות העבודה הממוחשבים ומאפשרים למבקרים גישה נוחה יותר לניירות אלה בעתיד.בנוסף כלים אלו מאפשרים התאמה של ניירות העבודה לסטנדרטים של לשכת המבקרים הפנימיים העולמית IIA's International Standards for the professional Practice of Internal Auditing .

הכלים בקטגוריה זו אינם נטולי בעיות, מבקרים רבים המשתמשים בתוכנות לתכנון ותיעוד הבקרה הפנימית טוענים שלעיתים לא כל המידע נשמר בצורה מסודרת או נשמר כלל.

הזדמנות לשיפור

הסקר מעלה את השאלה, מדוע לא כל המבקרים הפנימיים משתמשים בכלים טכנולוגיים לשיפור עבודתם כאשר רבים מעמיתיהם עושים זאת ובהצלחה?

על פי הסקר ביקורת מבוססת על טכנולוגיה יכולה להאיץ ולשפר משמעותית את עבודת הביקורת הפנימית, משפט זה נכון בעיקר לארגונים גדולים כאשר שימוש בביקורת מתמשכת ע"י כלים מתאימים יכול להרחיב את היקף הביקורת ולכסות 100% מהנתונים.בארגונים קטנים יותר כלים אלו יכולים לעזור למבקר הפנימי לבצע את עבודתו מהר יותר ובצורה יעילה יותר. אם כל היתרונות האלו עדיין לא מתמרצים מספיק חשוב לציין שתקני לשכת המבקרים הפנימיים העולמית IIA's דורשים זאת ( Standard 1210.A3).

במצב הכלכלה העולמי הנוכחי כל פרט אשר יכול לשפר את עבודת הביקורת הפנימית הוא פרט בעל משמעות רבה. לצערם של המבקרים אשר עדיין לא משלבים כלי בקרה ממוחשבים בארגונם, כיום כאשר תקציבי הארגונים רק מתכווצים יכול להיות שיהיה קשה יותר לעשות זאת, הצגה מקדימה של הערך המוסף המתקבל עבור השקעה בכלים ממוחשבים לביצוע ביקורת פנים קשה גם בזמנים יותר טובים ולכן יהיה קשה יותר כאשר המגמה בכל הארגונים היא לקצץ כמה שניתן בתקציב.

הסקר מכיל עצות מועילות כגון איך ניתן להפוך את ההשקעה בתוכנת ביקורת להשקעה עסקית. חשוב לתאם ציפיות בדבר עלות התוכנה והטמעתה בארגון עד למצב של ניצול מלא של התוכנה. ניתן גם להראות כיצד עובדים שאינם מצוות הבקרה הפנימית יכולים לנצל תוכנה זו  לשיפור עבודתם היום יומית.

לבסוף יכול מבקר הפנים בארגון להציג להנהלה את יחסי עלות התועלת שבין ההשקעה בתוכנה לביקורת לבין חיסכון בעלויות שהיא מביאה איתה  ע"י חיסכון בשעות עבודה ברמה החודשית הרבעונית והשנתית, מספר הבקרות הנוספות שיכול לבצע הארגון עקב שימוש בתוכנה זו לאחר הטמעתה המלאה והכסף הרב שיכול לחסוך הארגון ע"י סטנדרטיזציה של תהליכים ובקרות לרוחב הארגון.

זה עלול להיות בעייתי לבצע זאת בתקופה זו, כאשר קיים לחץ כלכלי ותקציבי אך זה בהחלט יוכל להקל ולשפר באופן משמעותי את עבודת הביקורת.

עיקר תוצאות הסקר: 

האם הארגון בו אתה עובד משתמש בתוכנה לייצוא נתונים:

תוכנות עיקריות לייצוא נתונים

*Includes Access, Business Objects, Crystal Reports, IDEA, Showcase, and internally development software

 האם הארגון בו אתה עובד משתמש בתוכנה לניתוח נתונים:

תוכנות עיקריות לניתוח נתונים

*Includes ActiveData, DCMS, Hyperion, SAP and SAS

תוכנות עיקריות לחקירות ואיתור הונאות

*Includes Access, ActiveData, CrystalReports, DCMS, DISSCO, Focus, Patriot Office, PeopleSoft Queries, SAS, Showcase Query and VIP's

לסקר המלא

לתוצאות הסקר בשפה האנגלית:

http://www.theiia.org/intAuditor/free-feature/2009/august/software-trend-spotting/

יצירת קשר