ייעוץ עסקי, בקרה וניהול סיכונים

מעילות בתחום השכר – פרק מספרו של רו"ח עופר אלקלעי

אחד מסוגי המעילות הנפוצות ביותר בארגונים שונים הוא מעילות בתחום השכר. הסיבה לכך נעוצה בשילוב של מספר גורמים. ראשית, חשבי השכר נהנים לרוב מאמון מלא של הממונים עליהם ועל פעילותם לא מתנהלת בקרה מדוקדקת, אם בגלל חוסר הבנה בתחום השכר, שהינו מורכב (תשלומי השכר מבוססים על פרמטרים רבים וחישובים מורכבים, שלא תמיד ברורים למנהלים האמורים לפקח על תחום זה), ואם כתוצאה מהעובדה שחשב השכר הוא בעל תפקיד בכיר בארגון. בנוסף, קיים קושי רב לערוך בדיקות סבירות על הוצאות השכר לאור השינוי מחודש לחודש, הנובע מתשלומים חד-פעמיים, כגון: דמי הבראה, תוספות יוקר, פיצויים, פדיון חופשה, שעות נוספות ועוד, וכן לאור העובדה, כי בארגונים רבים יש מספר רב מאוד של עובדים הגורם לכך שהבקרה המבוצעת אינה שלמה ומבוססת על מדגמים בלבד. לרוב, הבקרות על תשלומי השכר מועטות ומבוססות על "בדיקות סבירות", שאין בהן כדי לאתר מעילות. בנוסף, הכנת המשכורות נעשית, בדרך כלל, בלחץ זמן (בין מועד הגשת דוחות העבודה של העובדים ועד ה-9 בחודש ישנם ימי עבודה ספורים) – דבר שמונע בקרה יסודית לפני ביצוע התשלומים. ולסיום, הדרך הנפוצה ביותר לתשלום שכר הינה באמצעות מס"ב (מרכז סליקה בנקאי). מערכת מס"ב מבצעת שידור על בסיס חשבון בנק ללא כל הצלבה לפרטי המוטב, עובדה המאפשרת רישום פרטי עובד כאשר החשבון אליו מועבר הכסף הינו של המועל (בתשלום באמצעות המחאות, מורשי החתימה רואים את שם המוטב בעוד שבהעברות באמצעות מס"ב, המורשים רואים חשבון בנק ולא בודקים האם הוא אכן שייך לעובד).

מעילות נפוצות

קיימות גרסאות רבות ומגוונות של מעילות בתחום השכר. בפרק זה יוצגו סוגים שונים של מעילות בתחום בשכר.

א.עובדים פיקטיביים – המונח המקצועי למעילה זו ידוע כ-GHOST EMPLOYEES, ומתייחס לכל אותם מקרים שבהם משולם שכר לאנשים שאינם עובדים בארגון בפועל. העובד הפיקטיבי יכול להיות אדם שכלל לא קיים במציאות וחשבון הבנק הרשום בספרי הארגון הינו של המועל או של גורם מקורב לו, או לחלופין של אדם שאינו עובד בארגון ומשתף פעולה עם המועל לצורך קבלת השכר הכוזב. סוג מעילה זה נפוץ בעיקר בארגונים בהם יש עובדים המתחלפים בתדירות גבוהה ואין היכרות קרובה עם שמות העובדים. כך לדוגמה, חברות כוח אדם, חברות בנייה ובתי מלון חשופים יותר לסוג זה של מעילות. בנוסף, ארגונים המשלמים לעובדים במזומן על בסיס יומי, לדוגמה, נמצאים אף הם ברמת סיכון גבוהה יותר.

ב.המשך תשלום לעובדים שעזבו – במקרים בהם לחשבי שכר אין אפשרות לפתוח עובד חדש במערכת, קיימת גירסה נוספת לעובדים פיקטיביים במסגרתה, משאיר המועל עובדים שעזבו את הארגון ברשימת מקבלי השכר למספר חודשים נוספים, ומתחלק עם העובד בכסף. במקרים אחרים משנה המועל את פרטי חשבון הבנק של העובד לחשבון הבנק שלו או של מקורבים לו, וזאת ללא ידיעת העובד. מעילה זו קשה יותר לאיתור, שכן העובד כבר קיים במערכת השכר ומעורר פחות חשד לעומת עובד שלא קיים כלל. בנוסף, במקרים רבים עובדים שסיימו את עבודתם עדיין מקבלים תשלומים בגין פדיון ימי חופשה והפרשים שונים, דבר שאינו מעורר חשד.

ג. במעילה זו משלמים לעובד תשלום כפול עבור משכורת אחת לה הוא זכאי. המעילה מבוצעת במספר שיטות, ביניהן תשלום שכר על ידי שני גופים קשורים, כגון: חברה-אם וחברה- בת או קיבוץ וארגון קניות. אפשרות אחרת הינה על ידי תשלום שכר פעם אחת בהמחאה ופעם נוספת על ידי מס"ב. מעילה זו יכולה להתרחש כאשר אין ממשקים בין שני הגופים המשלמים שכר והמועל מנצל את תפקידו בשני הארגונים בהם הוא פועל כדי לאשר את הפעולה. תשלום שתי משכורות מאותו ארגון מתאפשר במקרים בהם קיימים עובדים ששכרם משולם במזומן/בהמחאה, מאחר שאין להם חשבון בנק, ובמקביל למרבית העובדים מועבר השכר באמצעות מס"ב. במרבית מערכות השכר קיימת הגבלה, שלא מאפשרת לשלם לעובד בשני אמצעי תשלום. עם זאת, תשלום בהמחאה יכול להתבצע גם שלא דרך מערכת השכר וכך נעקפת הבקרה הקיימת.

ד.גמר חשבון מנופח – במעילה מסוג זו דואג המועל לשלם תשלום גמר חשבון מנופח לעובד ולהתחלק איתו בהפרש, ללא ידיעת המעסיק ולעתים ללא ידיעת העובד כלל. בארגונים רבים לא קיימת בקרה נאותה של חישוב גמר החשבון של העובדים או לחילופין סומכים על חשב השכר, כי יערוך תחשיב מדויק של כל הסכומים המגיעים לעובד, והתנהלות זו מאפשרת את ביצוע המעילה. יש לציין, כי קיימים מקרים בהם המועל משנה נתונים שונים, כגון: ותק, ימי חופשה וכד', וכך הוא מאפשר את הגדלת התשלום הסופי לעובד ומגיש את המסמכים המגבים לבדיקה של גורם אחר בארגון. במקרים בהם לעובד הבודק אין גישה למערכת השכר והוא אינו יכול לוודא כי בוצעו שינויים בשכר, לא ניתן לגלות כי המסמכים אינם מדויקים וכי התחשיב הסופי כוזב.

ה.שינוי מרכיבי שכר – שכר העובד מורכב מתעריף לשעה המוכפל במספר השעות שעבד במהלך החודש. כניסה למערכת השכר ושינוי התעריף לשעה או שינוי סמלי שכר המרכיבים את השכר הסופי יכולים להביא להגדלה כוזבת של שכר העובד. במקרים בהם לא קיימת בקרה נאותה של שינויים, יכול המועל לשנות לעצמו או לעובדים המקורבים לו את התעריף לשעה ולהתחלק עימם בהפרש.

ו.שינוי היקף שעות עבודה – דרך נוספת לביצוע מעילה הינה באמצעות הגדלה כוזבת של מספר שעות העבודה של עובדים. מעילה זו יכולה להתבצע על ידי עובד שמעביר את כרטיס הנוכחות שלו עבור עובד אחר או על ידי הגשת דוח שעות כוזב על ידי העובד. דרך נוספת הינה באמצעות כניסה לא מאושרת של המועל למערכת איסוף השעות הממוחשבת והוספת שעות עבודה או שעות נוספות. כמו כן, ניתן לשנות נתונים לאחר שאלו הועברו ממערכת איסוף השעות. יש לציין, כי מערכות השכר מאפשרות הכנסת שינויים ידניים רבים, לדוגמה: לצורך תיקון אי-העברת כרטיסי נוכחות, עבודה מחוץ לחברה ועוד. אופציה זו מאפשרת למועל לנצל את תהליך העבודה לרישום כוזב של שעות לעצמו או למקורבים וחלוקת ההפרש.

ז.שינוי יתרת חופשה/ותק – לעובד נצברים מדי חודש ימי חופשה בהתאם להסכם השכר שנתחם עימו. שינוי הצבירה החודשית או היתרה שנצברה הינן דרכים נוספות למעילה בתחום השכר. העובדה, כי הצבירה הינה הוצאה עד למימוש החופשה, מקטינה את הסיכוי לגילוי מוקדם. בנוסף, שינוי הוותק לעובד יגדיל כמובן את הזכאות שלו לפיצויים במועד סיום העבודה.

ח.תשלום הוצאות כוזב – מרכיב נוסף בשכר העובד מבוסס לעתים על החזרי הוצאות ותוספות נלוות, כגון: אחזקת טלפון, ביגוד, הוצאות נסיעה, אשל מחוץ למשרד וכד'. שינוי תוספות אלה בצורה כוזבת יביא לתשלום מנופח של שכר.

ט.יפוח מרכיב ה"בונוס" – לחלק מהעובדים משולם שכר על בסיס אחוזים מהמכירות, או על בסיס ביצועים, תפוקות וכד'. כאשר לא קיימת בקרה נאותה של הבונוס, יכול המועל לשנות עבור עצמו או עבור גורמים אחרים את מרכיב הבונוס ולאפשר בכך תשלום כוזב לעובד. במקרים אחרים יכולים העובד או המנהל שלו להעביר נתונים כוזבים למחלקת השכר וכך ליהנות מבונוסים שאינם מגיעים להם. מעילה מסוג זו יכולה להתרחש כאשר אין אפשרות לאמת את הבסיס לבונוס ומחלקת השכר מתבססת על נתונים מבלי לבדוק אותם.

י.גניבת ניכויים המיועדים לקופות – למרבית העובדים יש ניכוי רשות בגין קרן השתלמות, קופת גמל וכד'. העובד רואה בתלוש השכר שלו כי בוצע ניכוי אך הוא איננו יודע בזמן אמת, אם הניכויים אכן הועברו לקופות על שמו. חשבי השכר יכולים להחליף את הקופה של העובד לקופה על שמם, ללא ידיעת העובד כלל. מעילה מסוג זה תתגלה רק במידה שהעובד עוקב אחר הדיווחים אשר מגיעים מהקופה ורואה כי אין הפקדה רציפה.

יא.שינוי פרטי חשבון בנק של עובד – במעילה זו, המועל מחליף את פרטי חשבון הבנק של העובד לחשבון הבנק שלו או של גורמים אחרים ונעלם לאחר מכן.

דוגמאות

דוגמה 1 – במעילה שבוצעה, סיכמו שני שותפים, כי כל אחד מהם יקבל שכר נטו זהה של 10,000 שקל בחודש. השותף שהיה גם האחראי להכנת המשכורות, דיווח כי הוא עובד בשני מקומות, כך שחויב ב-50%% מס מהשקל הראשון, במקום מדרגות המס הקבועות. עובדה זו לא שינתה את שכר הנטו שהופיע על ההמחאה עליה חתמו שני השותפים, אך הגדילה את שכר הברוטו. בסוף כל שנה, במשך 16 שנה ברציפות, קיבל השותף החזרי מס כוזבים ממס הכנסה על חשבון הארגון. העובדה שלמעט השותף האמור, איש לא ראה את עלות שכרו ברוטו, מנעה את גילוי המעילה.

דוגמה 2 – חשבת שכר בחברה קיבלה מדי חודש את נתוני שכר העובדים, לאחר שנבדקו ואושרו על ידי מנהלי המחלקות. לאחר מכן הוכן דוח שכר שהועבר למנכ"לית החברה, אשר בדקה את הדוח וחתמה עליו. טרם העברת התשלומים לבנק, הוסיפה החשבת לדוח מקבלי השכר מספר עובדים פיקטיביים (של קרוב משפחה שלה) ושלחה את הדוח בפקס לבנק אשר ביצע את התשלום. העובדת הצליחה למעול בכשני מיליון ש"ח עד שנתפסה.

דוגמה 3 – מנהלת חשבונות של ארגון, שנהנתה מאמון מלא מצד הממונים עליה והייתה בעלת הרשאות על כל הפעילות הכספית המתנהלת בארגון ומערך המשכורות שלו, העבירה במהלך תקופה של כ-5 שנים, מדי חודש, תשלומים בהיקף של עשרות אלפי ש"ח, ל- 4 חשבונות בנק אשר בבעלות קרובי משפחתה. בדרך זו נגנבו מהארגון מעל 4 מיליון ש"ח. לצורך הסתרת המעילה דיווחה מנהלת החשבונות על קיומם של 7 עובדים פיקטיביים שקיבלו משכורת ותשלומים אחרים. המעילה בוצעה באמצעות הוראותיה של מנהלת החשבונות להכין ולהעביר משכורות אמיתיות לעובדים הפיקטיביים דרך מל"ל (שהנה חברה חיצונית הנותנת שירותי הכנת תלושי שכר למתלוננת) וכן באמצעות מס"ב (מסלקה בנקאית) לחשבונות הבנק. בכדי להסתיר את המעילה, הורתה מנהלת החשבונות על הכנת תלושי שכר המכילים תשלומים בגין חופשה, הבראה וכיו"ב, להבדיל מתשלום בגין שעות עבודה – רכיב שניתן לאתר ביתר קלות. דרך נוספת למעילה הייתה באמצעות העברת הודעות פקס לבנק, בהן נכתבה הוראה לביצוע העברות בנקאיות לחשבונות הבנק בגין מפרעות/מקדמות שכר לעובדים פיקטיביים. לאחר מכן, נמחקו בטיפקס שמות העובדים הפיקטיביים מהוראת השכר כך שנותרו רק שמות העובדים האמיתיים והושמדו העתקי תלושי שכר של העובדים הפיקטיביים, אשר היו מגיעים בחוזר מחברת מל"ל.

דרכים למניעת מעילות

הדרך הטובה ביותר לאתר מעילות בתחום השכר היא באמצעות כלים ממוחשבים כדוגמת ה-ACL, אשר מאפשרים ביצוע בדיקה מלאה ולא מדגמית של כל מרכיבי השכר והשוואתם מחודש לחודש. בדרך זאת ניתן לזהות כל שינוי שבוצע ולנתח אותו. במקביל, בחלק מתוכנות השכר הקיימות היום ניתן לבנות דוחות לאיתור חריגים כמו, למשל, עובדים בעלי אותו חשבון בנק וכד'.

מרכיב נוסף במניעת מעילות הינו שיפור הבקרות ותהליכי העבודה הקשורים לשכר, תוך הפרדת תפקידים נאותה בין הגורמים האחראים על קליטת נתוני השכר ובין האחראים להכנת השכר בפועל, וכן מניעת מצב בו עובד בודד יכול לבצע שינוי בתלושי השכר של עובדים ללא בקרה של גורם נוסף בארגון. היבט נוסף של בקרה הינו בקרה תקציבית של מנהלי המחלקות השונות בארגון על הוצאות השכר המשויכות להם.

להלן נקודות אשר יכולות למנוע מעילות בתחום השכר:

  • התקנת מערכת נוכחות ביומטרית אשר מונעת אפשרות של העברת כרטיסי נוכחות של עובד אחד על ידי עובד אחר;
  • הצבת מצלמות ליד מערכת הנוכחות לצורך הרתעה בפני מצב של העברת מספר כרטיסים על ידי עובד אחד;
  • שיוך כל עובד למחלקה בארגון ואישור מנהל המחלקה על רשימת השכר של העובדים הרשומים אצלו;
  • מניעת מצב שבו עובד אחד יכול לשנות נתונים בתלושי השכר של העובדים ללא בקרה ואישור של גורם נוסף (גורם קולט וגורם מאשר);
  • חלוקת תפקידים בין מחלקת משאבי אנוש ומחלקת שכר, כך שמחלקת משאבי אנוש תהיה אחראית על קליטת עובדים ורישומם במערכת השכר, כולל הקלדת מרכיבי השכר, ומחלקת שכר תהיה אחראית על הכנת השכר בפועל. כל מחלקה תבקר את פעילות המחלקה האחרת;
  • בדיקה מדגמית של תלושי שכר על ידי גורם מחוץ למחלקת השכר, תוך השוואה לנתוני שכר קודמים.
  • משלוח תלושי שכר לעובדים, לצורך בקרה של נכונותם, וזאת ללא ידיעת מחלקת השכר.
  • בקרה על כל שינוי שמבוצע בנתוני השכר של העובדים על ידי גורם ממונה ובדיקה באמצעות מסמכים מאמתים.
  • בדיקות לאיתור עובדים המקבלים שכר, אך אינם מופיעים ברשימות אחרות של הארגון, כגון: רשימת מקבלי מתנות לחג או כניסה לחדר האוכל.
  • בקרה של נתוני שכר חריגים, כגון: מקבלי השכר הגבוה ביותר, בעלי השעות הנוספות הרבות ביותר, הגידול הגבוה ביותר בשכר ברוטו לעומת החודש הקודם, עובדים חדשים ועוד.
  • שימוש בתוכנות ממוחשבות לאיתור חריגים מחודש לחודש, כגון: שינוי מרכיב שכר, שינוי סמלי שכר, שינוי חשבון בנק, שינוי מועד הוותק, שינוי יתרת חופשה וכד'.
  • בדיקות לאיתור חריגים בתלושי השכר כגון: עובד שמקבל שני סמלי שכר זהים באותה משכורת, עובד שמקבל הוצאות רכב וגם החזר הוצאות נסיעה, תוספת שטח לעובד המשויך להנהלה, עובדים שחשבון הבנק שלהם זהה, עובדים בעלי כתובת זהה;
  • בקרה על גמר חשבון על ידי מנהל הכספים של הארגון, תוך בדיקת כל הנתונים המשפיעים על התשלום, כגון: ותק, חופשה, שכר אחרון וכד', ובדיקה כי לא בוצעו שינויים בנתונים בשלושה החודשים האחרונים.
יצירת קשר